Mühendisler Koşun Raporlama Yapacağız, Raporlama nasıl olur, herkesin yaparken gerildiği konu, nasıl etkili bir raporlama hazırlanır. Biraz inceleyelim.
Raporlama Yapmak
Günümüz endüstrisinde başarılı bir mühendislik çalışması, doğru ve etkili bir raporlama sürecini gerektirir. Ancak, mühendisler bazen bu süreçte raporlanacak verinin ne ifade ettiğini tam anlayamadan bir rapor hazırlar. Bu blog yazısında, mühendisler için doğru raporlama yapmanın önemini vurgulayacak ve yapılan yaygın hataları ele alarak, yöneticilerin beklentilerini anlamalarına nasıl yardımcı olabileceğinizi anlatacağım.
RAPORDA İSTENEN = RAPORA KONMASI GEREKEN
- Raporlama İhtiyacı ve Yönetici Beklentileri:
- Yöneticilerin hangi bilgileri görmek istediğini anlamak, etkili bir raporlama sürecinin temelidir. Yöneticiler genellikle hangi verilere odaklandığını ve proje performansını değerlendirirken nelere dikkat ettiklerini açıklayarak mühendislerin bu beklentilere nasıl karşılık vereceğini bulmaları gerekir.
- bir organizasyonun performansını değerlendirmek, stratejik kararlar almak ve geleceğe yönelik planlamalarını yapmak amacıyla bilgi toplama ve analiz etme sürecidir. Yöneticiler, bu raporlamalar aracılığıyla işin durumu hakkında net bir anlayışa sahip olurlar.
- Burada anlaşılması gereken raporun istenilen sonuç için gerekli bilgiye sahip olması ve ilk okul çocuğunun anlayacağı şekilde sade olmasıdır.
- Yapılan Yanlışlar ve Düzeltme Stratejileri:
- Mühendisler arasında yaygın olan raporlama hataları veri eksikliği, anlaşılmayan grafikler veya yanıltıcı istatistikler gibi konulara odaklanmak gerekmektedir. bu hataları düzeltmek için stratejiler geliştirip gerekiyorsa diğer birimlerden yardım alınmalıdır.
- En çok karşılaşılan sorun patronun görmek istediği değeri çalışanları kağıt üzerinde hazırlamasıdır. Patronu yanıltarak gerçekten kaçamazsınız. Raporda bir verinin doğrulu için tüm etkenleri düşünüp ona göre rapor hazırlamalısınız.
- Fabrika bölümlerinden biri olan sevkiyat birimi için gecikme raporu hazırlayacağınızı düşünelim sadece siparişin geliş tarihi ve sevk tarihi sizi sonuca ulaştırabilir fakat yazdığınız bu değerlerin ortalamasını aldığınızda çıkan sonuç sizin gerçek değeriniz olmaz siparişin veriliş tarihinden itibaren müşterinin sipariş üzerinde ki değişiklikleri ve istedikleri konusunda ki farklar size zaman kaybettirmiş olabilir. Hesaplamış olduğunuz veri doğru olamaya bilir.
- Yukarıda bahsetmiş olduğum örneğinden de rahatlıkla anlayacağınız gibi dış ve iç etkenleri dahil etmeniz patronunuz açısından ve sizin işi düzgün yapmanız adına öncülük edecektir.
- Yönetici İle İletişimde Soruların Rolü:
- Yazımda, mühendislerin doğru raporlama için yöneticilerine nasıl doğru sorular sorarak ihtiyaçları ve beklentileri anlamanız hakkında bir kaç madde yazmak istiyorum.
- Patronlar konuyu hemen anlayıp gerekli cevapları kısa net ve hızlı bir şekilde görmek ister. Zamanın ne kadar kıymetli olduğunu bilir. Zamanın az olduğundan bile şikayet edecek vakitleri yoktur. Peki patrondan istediğini nasıl öğreneceğiz. Doğru soruları sorarak ulaşmak istediğimiz sonucu öğrenerek. Tek ve kesin çözümü budur.
- Sizi dinlemeyecek sizin yaptığınızı küçümsediği anlar olacak çünkü söylediği ile yaptığınız arasında ki fark ne kadar açılırsa patronların konu ile ilgileri dağılır ve dinlenmemeye başlar.
- Örnek Sorular ve Doğru Raporlama İçin İpuçları:
- Pratikte kullanılabilecek örnek sorular ve doğru raporlama için ipuçları sunarak, mühendislerin yöneticileriyle daha etkili iletişim kurmalarına yardımcı olmak adına.
- Problemi iyi anlayın
- Patron bakış açısıyla bakmaya çalışın
- Ulaştığınız sonuç size sunulsaydı siz o değer ile ne yapacağınızı anlamaya çalışın
- Gereksiz bilgiler kalabalık yazılardan uzak durun fazla değer değil özet tablolar ile karşılayın eğer sizden bu değerlerin nereden geldiğini sorarsa anlık olarak bu tablodan hesapladım diyebilin sorularına hızlı cevap vermeniz konuya hakimiyetinizi gösterecektir.
- Patronun dediğinden uzaklaşmamak adına yazı tekniğini kullanın
- İstenilen rapor sonucunun dış ve iç bileşenlerini iyi belirleyin etkilerini tablolaştırın.
- Sizin için değerli gördüğünüz bir sonucu değil rapora konması gerekeni koyun
Bu yazıda ele alınan konular, mühendislerin projelerini ve performanslarını daha etkili bir şekilde raporlamalarına yardımcı olabilir, böylece iş süreçleri daha verimli hale gelebilir. Unutmayın, etkili raporlama, mühendislik projelerinin başarılı bir şekilde yönetilmesinde kilit bir rol oynar. Etkin bir raporlama yapamaz isen yaptığınız işin kıymeti tam gözükmez yeterince parlamaz ise değer görmez. İyi raporlamak için bu tüyoları kullanarak kendinizin taslağını her probleme göre oluşturmalı istenen sonucu büyük punto ile yazmalısınız.
Öneri yazımı okumak için buraya tıklaya bilirsiniz.
