Sorun Analizi, stratejik planlamada amaç ve hedeflerin belirlenmesi için sorunların uygun şekilde tanımlanması ve analiz edilmesi önemlidir. Sorunlar idarenin hizmet sunduğu faaliyet alanlarına ilişkin olabileceği gibi kurumsal kapasiteye ilişkin de olabilir. Bu sorunların analiz edilmesi ile sorunları gidermeye yönelik tedbirlerin alınması hem idarenin hizmet kalitesini hem de kurumsal kapasitesini artıracaktır.
Sorun Analizi Nedir?
Sorun analizi, bir çözüm belirlemeden önce sorunları daha iyi anlamak için son derece yararlı olan bir tekniktir.
“Sorun analizi, gerçek dünya problemlerini ve kullanıcının ihtiyaçlarını anlama ve bu ihtiyaçları karşılamak için çözümler önerme sürecidir. Sorun analizinin amacı, bir çözüm geliştirmeden önce çözülmekte olan sorunun daha iyi anlaşılmasını sağlamaktır.”
Sorun Analizinde bir çözüm geliştirmeden önce sorunu daha iyi anlamak için atılabilecek beş yararlı adım vardır.
- Sorun tanımı üzerinde anlaşmaya varın
- Kök nedenleri anlayın – sorunun arkasındaki sorunu bulun
- Paydaşları ve kullanıcıları tanımlayın
- Çözüm sınırını tanımlayın
- Çözüme dayatılacak kısıtlamaları belirleyin
- Sorun ağacına bulunan sorun nedenlerini yazın
Problem Tanımı Üzerinde Anlaşma Sağlayın
Sorun Analizinin ilk adımı, çözülmesi gereken problemin tanımı üzerinde anlaşmaya varmaktır. Anlaşma sağlamanın en basit yollarından biri, sorunu basitçe yazmak ve herkesin aynı fikirde olup olmadığına bakmaktır.
Sorun Bildirim Şablonu
Sorun ifadesi , bir işletmenin karşılaştığı sorunu tanımlar ve çözümün nasıl görüneceğini tanımlar. Sorun ifadesi, iyi bir ürün vizyonunun temelini sağlayabilir .
Sorun tanımını yazmak için yararlı ve standartlaştırılmış bir biçim aşağıdaki gibidir:
| ELEMAN | TANIM |
|---|---|
| Sorun | Sorunu tanımla |
| Etkiler | Sorundan etkilenen paydaşları belirleyin |
| Sonuçları | Bu sorunun paydaşlar ve iş üzerindeki etkisini açıklayın |
| Faydaları | Önerilen çözümü belirtin ve birkaç temel faydayı listeleyin |
Sorunun Tespit Edilmesi
Sorun tespitlerinde mevcut durumun iyi bilinmesi gerekmektedir. Kurum kuruluşlar için ilgili birim bölümden yetkin kişilerden ekip oluşturulabilir. Sorunlar maddelendirilir ve gruplandırılır. Sorunlar iki tip olabilir kolay görülen sorunlar ve zor anlaşılan sorunlar örnek vermek gerekirse üretildikten kısa süre sonra boyası atan ürün, üretimin zamanında teslim edilememesi bu gibi sorunlar görünen sorunlardır bu kısımda dikkat edilecek yer paydaşlardan gelen bilgiler ile üretim arasında ki kıyastır. Görünen sorunlarda tüm sorunlar yazılır ve önem sırasına göre sorunlar çözümlenmeye başlanmalıdır. Zor anlaşılan sorunlarda ise sorunu anlamaya çalışmak ve doğru soru cümlesine erişmek gerekmektedir. Zor anlaşılan sorunlara örnek olarak ilköğretimdeki öğrencilerin performansının düşük olması; müfredatın zayıflığı, öğretmenlerin hazırlık düzeyinin yetersizliği gibi sorunlarda sorunlara yaklaşım farklı olmadır.
Örneğin, ilköğretimdeki öğrencilerin performansının düşük olması; müfredatın zayıflığı, öğretmenlerin hazırlık düzeyinin yetersizliği, ailelerin yaşam tarzı ile eğitim politikalarından kaynaklanabilir. Bu durumda bu alt sorunlara ilişkin analiz ve çözüm üretme süreci daha fazla zaman alacak ve sorunu netleştirmek daha zor gerçekleşecektir. Sorun, herkesin hemfikir olacağı bir şekilde tanımlanmalı ya da uzlaşı en üst düzeyde
tutulmalıdır. Sorun, ilk aşamada çözümler ve ihtiyaçları içermeyecek bir biçimde tanımlanmalıdır. Eğer sorunlar muhtemel çözümlerle birlikte tanımlanırsa daha etkili olabilecek diğer çözüm önerilerinin ihmal edilmesi riskini doğurabilir. Örneğin “suç oranlarının yüksek olması” ifadesi yerine “daha fazla kolluk kuvvetine ihtiyaç bulunmaktadır” ya da “cezaların caydırıcı olması gerekmektedir” gibi ifadelerin kullanılması durumunda asıl
soruna cevap olabilecek çok daha fazla sayıda olası çözümün ortaya konulması engellenecektir.
Sorunun arkasındaki kök nedeni bulmak için balık kılçığı diyagramı kullanılabilir.
Sorunun Analiz Edilmesi
Sorun netleştirildikten ve tanımlandıktan sonra sorunun derinlemesine analiz edilmesi
gerekir. Bu aşamada şu sorular cevaplandırılır:
-Bu sorundan olumsuz etkilenenler kimlerdir? Sorundan etkilenenler özelliklerine ve önem derecesine göre sınıflandırılır.
-Bu sorunun kök nedenleri nelerdir? Sorunun kaynağına ulaşmak için ağaç diyagramından yararlanılır.
-Sorun ilk kez ne zaman ortaya çıktı ya da ne zaman önem kazandı? Sorunun yeni bir sorun mu ya da eski bir sorun mu olduğu ifade edilir. Sorun ne kadar uzun süredir varlığını koruyorsa çözüme yönelik daha fazla çabanın harcanması gerekir.
-Sorunun çözümüne yönelik şimdiye kadar neler yapıldı? Sorunun çözümüne yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin başarı ve başarısızlıklarına ilişkin değerlendirmeler yapılır.
Stratejik planlama çalışmaları kapsamında sorun analizi, durum analizinde yapılan diğer çalışmaların sonuçlarıyla birlikte, sorunların önceliklendirilmesi ile amaç ve hedeflerin belirlenmesinde net bir çerçeve sağlar. Çözüm üretme aşamasında fikir tepsisi, beyin fırtınası, arama konferansı ve odak grup çalışmaları gibi yöntemlerden yararlanılabilir. Her bir sorun için alternatif çözümler göz önünde bulundurulur. Bu alternatifler; uygulanabilirliği, etkililiği ve maliyet etkinliği açısından değerlendirilir ve en uygun çözüm yöntemine karar verilebilir.
Öneri yazımı buradan okuyabilirsiniz
Sorunu analiz ettikten sonra çözüm analizi için neler yapabiliriz?
Ömer bey merhaba yorumun için öncelikle teşekkür ederim. Güzel bir noktaya parmak bastınız sorun analizi stratejik planlamada kullanılan bir analiz metodu bu analiz sayesinde sorun ve etkilenenleri bulduk Problem çözme teknikleri kullanarak çözümler üretiyoruz. Balık kılçığı veya kök neden analizi ile çözümler üretebiliriz. Bu konular hakkında da yazılar yazacağım takipte kalırsanız sevinirim.