Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi denince akla ilk gelen ajandaya alınan kayıtlardır. Hiç gün içinde yeterli zamanın olmadığını hissettin mi? Aslında zamanı hangimiz doğru yönetebiliyoruz ki bu konuyu gelin beraber inceleyelim.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yaşayan bir olgudur. Geçmiş zaman, şuan ve gelecek zaman, zamanın basitçe sınıflandırılmasıdır. Yaşayan bir olguyu planlayarak etkin ve düzen içinde verimli kullanmaya zaman yönetimi denir.

Farklı bir tanımla,

Zaman yönetimi, belirli faaliyetlere ne kadar zaman harcanacağını planlama ve kontrol etme sürecidir. İyi zaman yönetimi, bireyin daha kısa sürede daha fazlasını tamamlamasını sağlar, stresi azaltır ve kariyer başarısına yol açar .

Zaman Yönetiminin Faydaları

Zamanınızı etkili bir şekilde yönetme yeteneği önemlidir. İyi zaman yönetimi, artan verimlilik ve üretkenlik, daha az stres ve yaşamda daha fazla başarı sağlar. İşte zamanı etkili bir şekilde yönetmenin bazı faydaları:

1. Stres Giderme

Zaman yönetimi ile birlikte tutulan yapılacaklar listesi sayesinde maddeleri bir bir yaparak ve üzerini çizerek stres hissinden uzaklaşmış oluruz. Yapılacaklar listesinde ki işleri yapıp yapmama stresi üzerimizden yapılacaklar listesine geçer. Stresli hissetmekten kaçınmış oluruz.

2. Daha Fazla Zaman

Zaman yönetimi sayesinde yapılacak işlerin tümünü gördüğünüz için işleri daha hızlı ve düzenli yapmanızı sağlar böylelikle size gün içinde ekstradan zaman kalmış olur.

3. Daha Fazla Fırsat

Zamanı iyi yönetmek, daha fazla fırsata ve önemsiz faaliyetlerde daha az zaman kaybına yol açar. İyi zaman yönetimi becerileri, işverenlerin aradığı temel niteliklerdir. İşi öncelik sırasına koyma ve planlama yeteneği, herhangi bir kuruluş için son derece arzu edilir.

4. Hedefleri Gerçekleştirme Yeteneği

Kısa sürede amaç ve hedeflerine ulaşabilme yetisi kazandırılmış olur.

Kötü Zaman Yönetiminin Etkileri

Hep pozitif açıdan bakmak ilerlemenin anahtarı olmaz gelin birde zamanı kötü yönetirsek neler ile karşılaşırız onlara bakalım.

1. Kötü İş Akışı

Önceden plan yapamama ve hedeflere bağlı kalamama, düşük verimlilik anlamına gelir. Örneğin, tamamlanması gereken birkaç önemli görev varsa, ilgili görevleri birlikte veya sırayla tamamlamak etkili bir plan olacaktır. Ancak, önceden plan yapmazsanız, işinizi yaparken ileri geri atlamak veya geri gitmek zorunda kalabilirsiniz. Bu, azaltılmış verimlilik ve daha düşük üretkenlik anlamına gelir.

2. Boşa Geçen Zaman

Kötü zaman yönetimi, boşa harcanan zaman ile sonuçlanır. Örneğin bir ödevi yaparken sosyal medya üzerinden arkadaşlarınızla konuşarak hem dikkatinizi dağıtıyor hem de zaman kaybediyorsunuz.

3. Kontrol Kaybı

Bir sonraki görevin ne olduğunu bilmeyerek, hayatınızın kontrolünü kaybedersiniz. Bu, daha yüksek stres seviyelerine ve kaygıya katkıda bulunabilir.

4. Düşük Kaliteli İş

Kötü zaman yönetimi, genellikle işinizin kalitesini düşürür. Örneğin, işleri son dakikada tamamlamak için acele etmek zorunda kalmak genellikle kaliteden ödün verir.

5. Kötü İtibar

Müşteriler veya işvereniniz, görevleri zamanında tamamlamanız için size güvenemezlerse, onların beklentileri ve sizinle ilgili algıları olumsuz etkilenir. Bir müşteri bir şeyi zamanında yapmak için size güvenemezse, muhtemelen işlerini başka bir yere götürecektir.

Zaman yönetiminin faydalarını düşündükten sonra, zamanı etkili bir şekilde yönetmenin bazı yollarına bakalım:

1. Hedefleri Doğru Belirleyin

Ulaşılabilir ve ölçülebilir hedefler belirleyin. Hedef belirlerken SMART yöntemini kullanın. Özünde , belirlediğiniz hedeflerin Spesifik , Ölçülebilir , Ulaşılabilir , Uygun ve Zamanında olduğundan emin olun .

2. Akıllıca Öncelik Verin

Görevleri önem ve aciliyete göre önceliklendirin. Örneğin, günlük görevlerinize bakın ve hangileri olduğunu belirleyin:

Önemli ve acil: Bu görevleri hemen yapın.
Önemli ama acil değil: Bu görevleri ne zaman yapacağınıza karar verin.
Acil ama önemli değil: Mümkünse bu görevleri devredin.
Acil değil ve önemli değil: Bunları daha sonra yapmak için bir kenara koyun.

3. Bir Görevi Tamamlamak İçin Bir Zaman Sınırı Belirleyin

Görevleri tamamlamak için zaman kısıtlamaları belirlemek, daha odaklı ve verimli olmanıza yardımcı olur. Her bir görev için ne kadar zaman ayırmanız gerektiğine karar vermek için ekstra çaba sarf etmek, potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce tanımanıza da yardımcı olabilir. Bu şekilde onlarla başa çıkmak için planlar yapabilirsiniz.

Örneğin, bir toplantı için zamanında beş inceleme yazmanız gerektiğini varsayalım. Ancak, toplantıdan önce kalan süre içinde bunlardan yalnızca dördünü bitirebileceğinizi fark ediyorsunuz. Bu gerçeğin önceden farkına varırsanız, incelemelerden birini yazmayı kolayca başka birine devredebilirsiniz. Ancak, önceden görevlerinizi kontrol etme zahmetine girmediyseniz, toplantıdan sadece bir saat öncesine kadar zaman probleminizi fark etmemiş olabilirsiniz. Bu noktada, incelemelerden birini devredecek birini bulmak çok daha zor olabilir ve görevi kendi günlerine uydurmaları da daha zor olabilir.

4. Görevler Arasında Mola Verin

Bir çok işi ara vermeden yaparken, odaklanmak ve motive olmak daha zordur. Kafanızı boşaltmak ve kendinizi yenilemek için görevler arasında biraz kesintiye izin verin. Kısa bir şekerleme yapmayı, kısa bir yürüyüşe çıkmayı veya meditasyon yapmayı düşünün.

5. Kendinizi Organize Edin

Daha uzun vadeli zaman yönetimi için takviminizi kullanın. Projeler veya genel projeyi tamamlamanın parçası olan görevler için son tarihleri not edin. Hangi günleri belirli görevlere ayırmanın en iyi olabileceğini düşünün. Örneğin, şirketin CFO’ sunun müsait olduğunu bildiğiniz bir günde nakit akışını tartışmak için bir toplantı planlamanız gerekebilir.

6. Gerekli Olmayan Görevleri/Etkinlikleri Kaldırın

Fazla faaliyetleri veya görevleri kaldırmak önemlidir. Neyin önemli olduğunu ve zamanınızı neyin hak ettiğini belirleyin. Gerekli olmayan görevleri/etkinlikleri kaldırmak, gerçekten önemli şeylere harcanacak daha fazla zaman kazanmanızı sağlar.

7. Önceden Planlayın

Her güne ne yapmanız gerektiğine – O GÜN ne yapılması gerektiğine dair net bir fikirle başladığınızdan emin olun. Her iş gününün sonunda, bir sonraki iş günü için “yapılacaklar” listenizi yazmayı alışkanlık haline getirin. Bu şekilde ertesi sabah koşarak yere vurabilirsiniz.

Sonuç

Zamanın çok kıymetli olduğunu yaşarken anlamak güçtür. Hayatta durup düşünme ve dinlenme zamanları yaratmak hayatın hangi pozisyonunda olduğunuzu görmenize yardımcı olur. Hayat pişmanlıklarla doludur. Hayatı sürekli planlayarak geçiremeyiz geçirmekte istemeyiz, yapılacaklar listesi, hiç uyulmayan ders ve çalışma programı, evde unutulan alışveriş listesi, gezi planlama evrakları bunların hepsi zamanı düzgün kullanmak için yapılır fakat kullanılması gerçekleşmesi çok güçtür. Etkin metotlar bulmalı kendinize özgü zaman yönetim planı oluşturmanız gerekmektedir. Rehberlik öğretmeni ile birlikte ev için hazırlanan çalışma programına uymak imkansızdır. Gerçekçi bakarak yapabileceğiniz planlar oluşturmalıyız. Metotlardan faydalanarak bireysel çözümler üretmeliyiz. Türkiye’de açıklanan ortalama ömür 78 yıldır. Zamanın çoğu çocukluk evresidir. Kendini bilen tanıyan ve yaşama tutunmaya çalışma yaşı da 25 olarak kabul edilir. Geriye az bir zaman kalıyor çünkü çalışıp para kazanmamız gerek hayatımızın çoğunu başkaları için bir işte çalışarak geçirdiğimizden zamanı yönetmemizin asıl önemli kısmı işte şimdi başlıyor.